Модернизация системы электронного документооборота

На начало 2014 года на предприятии функционировало решение «Управление делопроизводством» на платформе Docsvision, внедренное в 2010 году для автоматизации базовых производственных процессов. Решение использовалось как архив документов, как инструмент для раздачи заданий к документам, для контроля организации по входящим документам.

Для дальнейшего развития функционала системы и повышения скорости её работы руководством ПАО «НПО «Алмаз» было принято решение о переходе на новую версию системы Docsvision 5.3. Модернизация системы проходила под девизом «Всем СЭД!».

Задачи

максимально расширить круг пользователей системы, вывести работу с документами на новый более высокий уровень

Решение

Обновление системы проведено с помощью партнера внедрения – компании НПО ВС. В ходе реализации проекта автоматизированы процессы управления входящими и исходящими документами, регистрации внутренних документов, управления организационно-распорядительными документами и контроля исполнительской дисциплины.

Кроме того, в связи с высокими требованиями к безопасности и отсутствием удаленного доступа к серверам заказчика, все работы по модернизации системы производились только на территории ПАО «НПО «Алмаз».

Важно отметить, что функционал обновленной системы разрабатывался совместно с пользователями системы в ПАО «НПО «Алмаз». В процессе обследования на общих совещаниях было определено, какие функции нужно оставить в новой версии, а от каких отказаться. Результаты данной работы легли в основу технического задания. Таким образом, обновленная система была полностью адаптирована под требования заказчика.

Решение реализовано на базе стандартной конфигурации Docsvision 5.3 путем глубокой доработки процессов и настройки карточек документов. Ряд доработок осуществлён компанией-разработчиком системы Docsvision. Обеспечен доступ к системе с удаленных площадок в Москве и по стране.

Результаты

В результате реализации проекта на предприятии была внедрена новая версия платформы Docsvision 5.3. Кроме того, был значительно расширен функционал СЭД. Многие рутинные операции были автоматизированы, что позволило существенно сократить время на их выполнение и увеличить время на выполнение иных операций.

Отзыв

Благодаря переходу на Docsvision 5.3 на данном этапе 125 сотрудников компании — секретарей и делопроизводителей — получили новый функционал, удобную для работы и быструю систему электронного документооборота. На практике система быстро показала свою эффективность, поэтому решение стало востребовано и среди других подразделений ПАО «НПО «Алмаз». К нам уже стали поступать заявки на получение доступа к СЭД от сотрудников других отделов (отдела закупок, юридического, экономического, ИТ-отдела и других).

Анатолий Индейкин
Директор по информационным технологиям ПАО «НПО «Алмаз»